Datathon and
LLM-a-thon Rules

REGULAMIN KONKURSU Datathon
(„Regulamin”)

§ 1
Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady i warunki uczestnictwa w konkursie organizowanym w ramach międzynarodowej konferencji oraz konkursu pod nazwą Poland Healthcare Datathon, który odbędzie się w dniach 27-28.09.2025 r. podczas  wydarzenia  w Uniwersyteckim Centrum Klinicznym z siedzibą w Gdańsku (dalej „Wydarzenie”), a także zasady przyznania nagród w konkursie przeprowadzonym w ramach Wydarzenia (dalej „Konkurs”). 

2. Organizatorami Konkursu, w tym fundatorami nagród w Konkursie są:

1. Roche Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, pod adresem: ul. Domaniewska 28, 02-672 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000118292; NIP: 5220014461; REGON: 01039730800000, kapitał zakładowy 25.000.000,00 zł (dalej: „Roche”), oraz 

2. Uniwersyteckie Centrum Kliniczne z siedzibą w Gdańsku, pod adresem: ul. Dębinki 7, 80-952 Gdańsk, wpisanym do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gdańsku XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000122150, NIP: 9570730409, REGON: 000288640 (dalej: “UCK”), oraz 

3. Gdański Uniwersytet Medyczny z siedzibą w Gdańsku, pod adresem: ul. M. Skłodowskiej-Curie 3a, 80-210 Gdańsk, działającym na podstawie ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. 2022 r. poz. 574 z późn. zm.), NIP: 5840955985, REGON: 000288627 (dalej: “Uniwersytet”).

3. Partnerami Merytorycznymi Wydarzenia oraz Konkursu są: 

1. Massachusetts Institute of Technology Critical Data - Laboratory for Computational Physiology z siedzibą w Cambridge, pod adresem: 45 Carleton Street, Cambridge, MA 02139 (dalej: “MIT Critical Data”), oraz

2. Czasopismo Public Library of Science Digital Health z siedzibą w San Francisco, pod adresem 1875 Mission Street Suite 103 #188, San Francisco, CA 94103 (dalej “PLOS Digital Health”);

(dalej: “Partnerzy”). Do dnia rozpoczęcia Wydarzenia, Organizatorzy są uprawnieni do zaangażowania innych Partnerów oraz mają możliwość nadania statusu Patrona Wydarzenia i Konkursu wybranym przez siebie podmiotom krajowym lub zagranicznym. 

4. Celem Wydarzenia i przeprowadzanego w jego ramach Konkursu jest:

1. wypracowanie innowacyjnych rozwiązań w zakresie analizy lokalnego zbioru danych klinicznych;

2. ewaluacja wielkich modeli językowych w obszarze chorób neurologicznych;

3. wymiana wiedzy i doświadczenia w zakresie odpowiedzialnego zastosowania AI w ochronie zdrowia. 

5. Organizatorzy są przyrzekającymi nagrodę w rozumieniu art. 921 Kodeksu cywilnego. Konkurs, ani żaden z elementów Konkursu, nie jest grą losową w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych. 

6. Konkurs będzie trwał od 27.09.2025 r. (godz. 9:00) do 28.09.2025 r. (godz. 17:00).

7. Uczestnikiem Konkursu może być wyłącznie osoba, która spełnia wymagania określone w § 2 Regulaminu.

§ 2
Warunki wzięcia udziału w Wydarzeniu

1. W Konkursie mogą wziąć udział zespoły, składające się z 3 do 5 osób (dalej „Zespół”). 

2. Członkami Zespołów mogą być jedynie osoby, które:

1. ukończyły 18 rok życia, 

2. posiadają pełną zdolność do czynności prawnych, 

3. nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie obejmującym świadczenie usług informatycznych lub programistycznych,

4. nie są pracownikami lub współpracownikami na podstawie umowy cywilnoprawnej podmiotów prowadzących działalność gospodarczą obejmującą świadczenie usług informatycznych lub programistycznych, które zatrudniają lub współpracują na podstawie umowy cywilnoprawnej z ponad 250 osobami,

5. nie są pracownikami lub współpracownikami lub członkami organów Organizatorów i Partnerów,

6. nie są osobami, którymi Organizatorzy posługiwali się przy przygotowaniu lub realizacji Konkursu, w tym członkami Komisji Konkursowej,

7. nie są małżonkami, wstępnymi, zstępnymi, rodzeństwem lub powinowatymi w linii prostej w stosunku do osób, o których mowa w pkt e. i f. powyżej, jak również osobami pozostającymi z tymi osobami we wspólnym pożyciu oraz osobami związanymi z tymi osobami węzłem przysposobienia lub kurateli, 

(dalej „Uczestnicy”).

3. Uczestnik może być członkiem tylko jednego Zespołu.

4. Warunkiem udziału w Konkursie jest rejestracja Uczestnika poprzez formularz zgłoszeniowy zamieszczony na stronie internetowej http://healthcare-datathon.pl/ (dalej „Strona”). Przy rejestracji Uczestnik podaje następujące dane: adres e-mail, imię, nazwisko, numer telefonu i inne. W przypadku utworzenia Zespołu przed rejestracją, Uczestnik podaje również nazwę Zespołu. W przypadku zgłoszeń indywidualnych, zespoły zostaną utworzone przed rozpoczęciem Konkursu przez Organizatorów. Rejestracja trwa od dnia 23 czerwca 2025 r. od godziny 00:00 do 7 lipca 2025 r. do godziny  23:59. Zastrzega się możliwość wcześniejszego zakończenia rejestracji. Osoby zakwalifikowane do udziału w Konkursie zostaną poinformowane pocztą elektroniczną na adres e-mail wskazany w formularzu zgłoszeniowym.

5. W ramach Zespołu dopuszczalne są zmiany w składach do chwili rozpoczęcia Wydarzenia.

6. Rejestracja i udział w Wydarzeniu są bezpłatne.

7. Udział w Wydarzeniu oznacza akceptację przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu oraz wyrażenie zawartych w nim zgód i oświadczeń.

8. W dni Konkursu każdy Uczestnik zobowiązany będzie do podpisania listy obecności, okazania potwierdzenia udziału otrzymanego od Organizatorów, a także dowodu tożsamości.

9. Uczestnicy są zobowiązani do:

1. przestrzegania Regulaminu,

2. niewpływania na wynik Konkursu w sposób nieprzewidziany w Regulaminie, sprzeczny z przepisami prawa lub zasadami współżycia społecznego, 

3. zachowywania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób, a w szczególności do przestrzegania przepisów BHP i bezpieczeństwa pożarowego, konsumpcji posiłków i napojów w wyznaczonej do tego celu przez Organizatora strefie oraz niewnoszenia i niespożywania alkoholu bądź innego rodzaju środków odurzających i substancji psychotropowych,

4. stosowania się do poleceń porządkowych Organizatora lub wyznaczonych przez niego osób.

10. Organizatorzy nie zapewniają zakwaterowania dla Uczestników w związku z udziałem w Wydarzeniu i / lub Konkursie.

11. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wykluczenia z udziału w Wydarzeniu, w tym w Konkursie, Uczestników lub Zespołów, których działania są sprzeczne z prawem, dobrymi obyczajami lub Regulaminem. Zespołom, których członkowie nie spełniają kryteriów Uczestnictwa w Wydarzeniu lub zostali wykluczeni nie może zostać przyznana nagroda. 

§ 3
Konkurs

1. Konkurs organizowany jest w ramach Wydarzenia. 

2. Konkurs składa się z dwóch zadań (uczestnicy wybierają jedno z niżej wymienionych zadań na etapie rejestracji):

   1. Analiza lokalnego zbioru danych pochodzącego z praktyki klinicznej UCK. 

Celem zadania jest eksploracja zbioru danych i wskazanie występujących w nim prawidłowości jak również anomalii (dalej “Analiza Danych”). Szczegółowe wymagania dotyczące Analizy Danych będą przekazane Zespołom przez Komisję Konkursową bezpośrednio podczas Wydarzenia przed rozpoczęciem Konkursu. 

2. Ewaluacja wielkich modeli językowych w diagnostyce chorób neurologicznych. 

Zadanie obejmuje wypracowanie metryk jak również konwersacja z modelem językowym połączona z ewaluacją jakości odpowiedzi (dalej “Ewaluacja LLM”). Szczegółowe wymagania dotyczące Ewaluacji LLM będą przekazane Zespołom przez Komisję Konkursową bezpośrednio podczas Wydarzenia przed rozpoczęciem Konkursu. 

3. Organizatorzy informują niniejszym o następujących zasadach dotyczących prawa własności intelektualnej obowiązujących w Konkursie: 

1. Projekt musi być wykonany w całości w trakcie trwania Konkursu. Projekt lub poszczególne elementy Projektu tworzonego przez Zespół nie mogą być wcześniej publikowane, prezentowane wobec osób trzecich, ani prezentowane w żadnym innym wydarzeniu lub konkursie o podobnym charakterze. 

2. Z zastrzeżeniem pkt. 3.3., Członkowie Zespołu muszą być autorami całości Projektu stworzonego przez Zespół i wszystkich elementów wchodzących w skład Projektu stworzonego przez Zespół. Z zastrzeżeniem pkt. 3.3., prawa własności intelektualnej, w tym prawa autorskie, do całości Projektu stworzonego przez Zespół i wszystkich elementów wchodzących w skład Projektu stworzonego przez Zespół, muszą przysługiwać wyłącznie Członkom Zespołu. Niedozwolone jest wykorzystywanie przez Uczestników fragmentów kodu napisanych przez nich przed Wydarzeniem. Szczegółowe informacje znajdują się w § 4 Regulaminu

3. Dopuszcza się wykorzystywanie ogólnodostępnych, gotowych bibliotek, lub oprogramowania dostępnego na podstawie licencji otwartych, w szczególności licencji open source lub creative commons – o ile warunki tych licencji pozwalać będą na wykorzystanie przedmiotu licencji w ramach Projektu tworzonego w związku z udziałem w Konkursie. 

4. Kwestie związane z wielkością udziałów Członków Zespołu w prawach własności intelektualnej do Projektu i poszczególnych elementów Projektu leżą poza gestią Organizatorów oraz Partnerów i zależą wyłącznie od ustaleń między członkami danego Zespołu.

4. Konkurs przeprowadzany jest według następującego harmonogramu:

1. Część I (18.09.2025 – godz. 18.00-20.00) – spotkanie on-line z Uczestnikami, mające na celu prezentację założeń Konkursu oraz omówienie przez klinicystę wyzwań dotyczących: (1) analizy danych; (2) ewaluacji LLMów. Link do spotkania zostanie przesłany na podany w rejestracji adres e-mail.

2. Część II (27.09.2025 – godz. 17.30 – 27.09.2025 – godz. 17.30) – utworzenie Zespołów z indywidualnie zapisanych Uczestników przez Organizatorów. Kryterium formowania Zespołów stanowi ich multidyscyplinarność.

3. Część III (27.09.2025 – godz. 17.30 – 28.09.2025 – godz. 15.30) – praca nad prototypem Projektu.

4. Część IV (28.09.2025, godz. 15.30-16.30) – prezentacja Projektów Komisji Konkursowej.

5. Część V (28.09.2025 godz. 16.30-17.00) – obrady Komisji Konkursowej.

6. Część VI (28.09.2025) – 17.00 – wręczenie nagród i zakończenie Konkursu.

Wskazane powyżej godziny mogą ulec zmianie, co zostanie zakomunikowane Uczestnikom podczas Wydarzenia.

5. Po zakończeniu Części III, zakazane jest nanoszenie zmian, poprawek, korekt czy uzupełnień do Projektu.

6. Czas na zaprezentowanie Projektu przed Komisją Konkursową (Część IV) będzie ograniczony do 10 minut, jednak ten czas może być wydłużony lub skrócony w zależności od liczby Zespołów, a ostateczną decyzję w tym zakresie podejmie Komisja Konkursowa. W razie potrzeby, po zakończeniu prezentacji Komisja Konkursowa może zadać Zespołowi dodatkowe pytania.

7. Uczestnicy biorący udział w Wydarzeniu na własny koszt i własnym staraniem zapewniają sobie sprzęt, w tym sprzętu komputerowy, odpowiedni do udziału w Konkursie. Organizatorzy nie odpowiadają za wsparcie techniczne przy obsłudze lub ewentualnej naprawie sprzętu Uczestników.

8. Organizatorzy odpowiadają za zapewnienie:

1. miejsca do pracy z dostępem do sieci Internet i zasilania elektrycznego,

2. dostępu do informacji właściwych do realizacji zadania konkursowego, w tym możliwość skonsultowania zasadności klinicznej projektowanych rozwiązań z ekspertami klinicznymi,

3. poczęstunku, w tym napojów – zgodnie z agendą zamieszczoną na Stronie.

§ 4
Własność intelektualna do Projektów

1. Uczestnik Konkursu oświadcza, że z zastrzeżeniem § 3 ust. 3.3 powyżej przysługują mu wyłączne i nieograniczone majątkowe prawa autorskie oraz osobiste prawa autorskie do Projektu. Uczestnik Konkursu zapewnia Organizatorów, iż Projekt nie jest obciążony wadami prawnymi, a osoby trzecie nigdy nie zgłosiły jakichkolwiek roszczeń związanych z Projektem.

2. W przypadku, gdy którekolwiek z  oświadczeń Uczestnika Konkursu zawartych w pkt 1 powyżej okazało się nieprawdziwe (niezgodne z rzeczywistością), Uczestnik Konkursu zobowiązuje się ponieść wszelkie wynikające z tego konsekwencje, w tym w szczególności zobowiązuje się zwolnić Organizatorów z wszelkich roszczeń osób trzecich z tytułu naruszenia ich praw autorskich (w tym praw zależnych) lub innych praw.

3. W zakresie w jakim Projekt, stanowi utwór w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych („u.p.a.”), dokonując zgłoszenia Projektu Uczestnik Konkursu udziela każdemu z Organizatorów nieodpłatnej, niewyłącznej licencji na korzystanie z Projektu (w całości lub w jakiejkolwiek części), w celu promocji i realizacji Wydarzenia, w tym przeprowadzenia,  rozstrzygnięcia i promocji Konkursu bez ograniczeń terytorialnych, na terytoriach państw całego świata, przez czas nieoznaczony, z prawem do udzielania sublicencji, na wszystkich polach eksploatacji znanych w chwili zgłoszenia Projektu, a w szczególności na polach eksploatacji, o których mowa w art. 50 u.p.a. 

4. Licencja, o której mowa w punkcie 3 powyżej, może zostać wypowiedziana przez Uczestnika Konkursu z zachowaniem 2-letniego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego.

5. Dokonując zgłoszenia Projektu Uczestnik Konkursu wyraża zgodę na wykonywanie przez każdego z Organizatorów zależnych praw autorskich, w rozumieniu art. 2 u.p.a., do opracowań Projektu w celu promocji i realizacji Wydarzenia, tj. na korzystanie z utworów zależnych i rozpowszechnianie nimi, oraz upoważnia Organizatorów do udzielania zgody osobom trzecim na wykonywanie zależnych praw autorskich do Projektu.

§ 5

Rozstrzygnięcie Konkursu i Nagrody

1. Zwycięzcy Konkursu zostaną wskazani przez 5-osobową komisję, której skład zostanie wybrany przez Organizatorów i Partnerów. Na członków komisji konkursowej mogą zostać wybrani przedstawiciele Organizatorów lub Partnerów, zaproszeni przedstawiciele administracji publicznej oraz eksperci z zakresu ochrony zdrowia oraz analizy danych (“Komisja Konkursowa”).

2. Pierwszą nagrodą w Konkursie jest nagroda pieniężna w wysokości 7.500 zł (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych) netto, do podziału między członków zwycięskiego Zespołu (według ustaleń wewnętrznych zwycięskiego Zespołu).

3. Drugą nagrodą w Konkursie jest nagroda pieniężna w wysokości 5.000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych) netto, do podziału między członków zwycięskiego Zespołu (według ustaleń wewnętrznych zwycięskiego Zespołu).

4. Trzecią nagrodą w Konkursie jest nagroda pieniężna w wysokości 2.500 zł (słownie: dwa tysiące pięćset złotych) netto, do podziału między członków zwycięskiego Zespołu (według ustaleń wewnętrznych zwycięskiego Zespołu).

5. Nagrody będą przyznane na podstawie obrad Komisji Konkursowej i następujących kryteriów: ocena innowacyjności Projektu, jego walory praktyczne (możliwość wykorzystania w praktyce), wykonalność finansowa i technologiczna (czy rzeczywiście można Projekt zrealizować/wdrożyć)”. Obrady Komisji Konkursowej będą podsumowane w odpowiednim protokole. Decyzje Komisji Konkursowej mają charakter ostateczny.

6. Komisja Konkursowa może nie dokonać wyboru zwycięskiego Zespołu, jeśli żaden z Projektów nie adresuje właściwie celu zadania Konkursowego.

7. Członkowie Zespołu nie mogą przenieść w całości ani w części prawa do otrzymania Nagrody na rzecz osoby trzeciej (niebędącej członkiem Zespołu). 

8. Nagrody zostaną wypłacone przez Organizatorów w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyników Konkursu, za pomocą przelewu bankowego na rachunek bankowy wskazany w przez zespół w dniu zakończenia Konkursu. 

9. Do każdej Nagrody wskazanej w pkt 2-4 powyżej zostanie przyznana dodatkowa nagroda pieniężna w wysokości 11,11 % wartości brutto nagrody (w zaokrągleniu do pełnych złotych). Dodatkowa nagroda pieniężna, nie zostanie wydana nagrodzonym Uczestnikom Konkursu, lecz zostanie przeznaczona w całości na zapłatę zryczałtowanego podatku dochodowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. 

§ 6
Dane osobowe

1. Współadministratorami danych osobowych Uczestników przetwarzanych w związku z Wydarzeniem (dalej jako „Dane Osobowe”) są Organizatorzy. 

2. Przebieg Wydarzenia będzie utrwalany przez Organizatorów w formie nagrań audio i wideo lub zdjęć, które będą przechowywane w celu udokumentowania przebiegu wydarzenia / rozpowszechnianie w celu informowania i promowania Wydarzenia. Uczestnik, biorąc udział w Wydarzeniu, wyraża zgodę na utrwalenie i wykorzystanie wizerunku i głosu we wskazanych wyżej celach, bez ograniczeń terytorialnych, przez okres roku od dnia rozstrzygnięcia Konkursu. W przypadku wniesienia przez Uczestnika sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych w postaci wizerunku, w tym sprzeciwu wobec rozpowszechniania jego wizerunku, materiały zawierające wizerunek Uczestnika zostaną usunięte lub odpowiednio zmodyfikowane, tak aby zakończyć przetwarzanie danych Uczestnika w zakresie objętym sprzeciwem.  

§7

Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Konkursu mogą być zgłaszane pisemnie w terminie 14 dni od dnia rozstrzygnięcia Konkursu na adres UCK podany w § 1 pkt 2 b. Regulaminu lub za pośrednictwem poczty e-mail na adres: promocja@uck.gda.pl.

2. Pisemna reklamacja powinna zawierać imię, nazwisko, dokładny adres Uczestnika Konkursu, jak również dokładny opis i wskazanie przyczyny reklamacji.

3. Reklamacje rozpatrywane są przez UCK w terminie 14 dni od dnia otrzymania reklamacji przez Organizatora.

4. Uczestnik Konkursu zostanie powiadomiony o decyzji Organizatorów (za pośrednictwem UCK  o uwzględnieniu reklamacji lub odmowie jej uwzględnienia w wiadomości e-mail w odpowiedzi na zgłoszoną reklamację, w terminie 7 dni od daty rozpatrzenia reklamacji.

§ 8
Przepisy końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia na Stronie.

2. Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatorów, na Stronie oraz będzie dostępny w miejscu Wydarzenia w czasie jego trwania.

3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo wprowadzania zmian w Regulaminie nienaruszających podstawowych zasad Wydarzenia, w tym Konkursu, w szczególności praw nabytych Uczestników. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie po co najmniej 3 dniach od opublikowania zmienionego Regulaminu na Stronie, z zastrzeżeniem § 3 ust. 5 Regulaminu.

4. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do publikacji pytań i odpowiedzi dotyczących Regulaminu na Stronie z zachowaniem anonimowości autorów pytań.

5. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie będą miały zastosowanie obowiązujące przepisy prawa polskiego.

6. Wszelkie spory wynikłe z tytułu wykonania zobowiązań związanych z Wydarzeniem i/ lub Konkursem będą rozstrzygane przez sąd właściwy według właściwości Sądu Okręgowego w Warszawie.

7. Zasady Konkursu określa wyłącznie Regulamin oraz bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa. Wszelkie materiały promocyjno-reklamowe mają charakter informacyjny.